Wymagane dokumenty

Każda sprawa jest indywidualna, zatem w celu uzyskania dokładnej listy dokumentów potrzebnych do dokonania konkretnego aktu notarialnego prosimy o kontakt mailowy, telefoniczny bądź osobisty. Informacje odnośnie wszelkich czynności notarialnych i ich kosztów udzielane są nieodpłatnie.
Dokumenty niezbędne do dokonania czynności notarialnej powinny być dostarczone do Kancelarii przed ustalonym terminem dokonania czynności notarialnej.
Poniżej przedstawiamy ogólnie wymagane dokumenty, do sporządzenia aktu notarialnego:

SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA LOKALU Z KSIĘGĄ WIECZYSTĄ:

Potrzebne dane:
1) cena sprzedaży lub wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
2) termin wydania lokalu,
3) termin i sposób zapłaty ceny sprzedaży, informacja o danym zadatku, a także numer rachunku bankowego, na który ma zostać przelana cena.

Opcjonalnie:
1) zaświadczenie o braku osób zameldowanych w sprzedawanym lokalu,
2) zaświadczenie o niezaleganiu w opłatach czynszowych.

SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA DZIAŁKI:

1. numer księgi wieczystej nieruchomości,
2. podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeśli lokal został nabyty w drodze dziedziczenia, a także w drodze darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 1 stycznia 2007 r., niezbędne będzie zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia, albo zgoda naczelnika na zbycie działki),
3. dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i data ważności, PESEL, adres zamieszkania), dodatkowo, w przypadku firm – numer KRS lub w przypadku osób wpisanych do ewidencji działalności gospodarczej - REGON, NIP,
4. zaświadczenie o położeniu sprzedawanej nieruchomości w strefie rewitalizacji lub Specjalnej Strefie Rewitalizacji albo zaświadczenie o braku strefy rewitalizacji oraz Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
5. wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu, a gdy nie został uchwalony – zaświadczenie o braku planu oraz decyzja o warunkach zabudowy (jeśli została wydana),
6. wypis z rejestru gruntów (z adnotacją, że dokument przeznaczony jest do dokonywania wpisów w księdze wieczystej),
7. zaświadczenie o tym, że nieruchomość nie została objęta uproszczonym planem urządzenia lasu ani inwentaryzacją stanu lasu, na podstawie której wydawana jest decyzja określająca zadania z zakresu gospodarki leśnej,
8. oświadczenie banku o ustanowieniu hipoteki i o udzielonym kredycie – jeśli życzą sobie Państwo, aby wniosek o ustanowienie hipoteki złożył do sądu wieczystoksięgowego notariusz
9. wyrys z mapy ewidencyjnej – w przypadku, gdy działka zostanie odłączona do nowej lub innej księgi wieczystej (z adnotacją, że dokument przeznaczony jest do dokonywania wpisów w księdze wieczystej),
10. gdy działka powstała w wyniku podziału innej działki, a podział nie został jeszcze ujawniony w księdze wieczystej – ostateczna decyzja o podziale, a także wyciąg z wykazu zmian danych ewidencyjnych (gruntowych) oraz wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej dla działki odłączanej i dla pozostałych działek powstałych w wyniku podziału (z adnotacją, że dokumenty są przeznaczone do dokonywania wpisów w księdze wieczystej).

Potrzebne dane:
1) cena sprzedaży lub wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
2) termin wydania nieruchomości,
3) termin i sposób zapłaty ceny sprzedaży, informacja o danym zadatku, a także numer rachunku bankowego, na który ma zostać przelana cena.

Opcjonalnie:
1) zaświadczenie o braku zameldowanych osób w sprzedawanym budynku (jeśli działka jest zabudowana).

SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU:

1. zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową o przysługującym prawie (powinno w swej treści zawierać również dokładny opis lokalu oraz informację o numerze księgi wieczystej lub jej braku, a także numer księgi wieczystej prowadzonej dla budynku),
2. podstawa nabycia prawa przez aktualnego właściciela, np. wypis aktu notarialnego lub zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia, odpis prawomocnego postanowienia sądu, przydział, decyzja lub uchwała o przekształceniu spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu we własnościowe (jeśli prawo zostało nabyte w drodze dziedziczenia, a także w drodze darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 1 stycznia 2007 r., niezbędne będzie zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia, albo zgoda naczelnika na zbycie lokalu)
3. oświadczenie banku o ustanowieniu hipoteki i o udzielonym kredycie – jeśli życzą sobie Państwo, aby wniosek o ustanowienie hipoteki złożył do sądu wieczystoksięgowego notariusz.

Opcjonalnie:
1) zaświadczenie o braku osób zameldowanych w sprzedawanym lokalu,
2) zaświadczenie o niezaleganiu w opłatach czynszowych.

TESTAMENT:

1. dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania, data urodzenia),
2. dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania, data urodzenia).
Oprócz powołania spadkobierców w testamencie można zamieścić dodatkowe rozrządzenia, np.:
- wydziedziczenie - pozbawienie niegodnego spadkobiercy ustawowego przysługującego mu prawa do zachowku,
- podstawienie - powołanie spadkobiercy na wypadek, gdyby inna osoba powołana jako spadkobierca nie chciała lub nie mogła dziedziczyć,
- zapis zwykły - nałożenie na spadkobiercę obowiązku przekazania określonych rzeczy na rzecz innej osoby,
- zapis windykacyjny - postanowienie, że oznaczona osoba z chwilą śmierci spadkodawcy nabywa określoną nieruchomość,
- polecenie - nałożenie na spadkobiercę obowiązku określonego zachowania się,
- powołanie wykonawcy testamentu, który, jeżeli spadkodawca inaczej nie postanowił, powinien zarządzać majątkiem spadkowym, spłacić długi spadkowe, w szczególności wykonać zapisy i polecenia, a następnie wydać spadkobiercom majątek spadkowy zgodnie z wolą spadkodawcy i ustawą.

PEŁNOMOCNICTWO:

1. dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania),
2. dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania),
3. w przypadku gdy pełnomocnictwo ma dotyczyć zbycia/nabycia/zarządu nieruchomością – numer księgi wieczystej nieruchomości, najlepiej podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia

AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA:

1. akt zgonu spadkodawcy,
2. testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
3. odpisy aktów stanu cywilnego wszystkich spadkobierców (testamentowych i ustawowych), tzn. akt małżeństwa osoby zmarłej i jej małżonka, akty urodzenia lub akty małżeństwa (zwłaszcza gdy nastąpiła zmiana nazwiska w wyniku zawarcia związku małżeńskiego) dzieci zmarłego,
4. dokument / zaświadczenie obejmujące numer PESEL zmarłego,
5. wypisy aktów notarialnych zawierające oświadczenia o przyjęciu albo odrzuceniu spadku, jeśli takie oświadczenia były składane.
Potrzebne dane:
1) prosimy o informację w sytuacji, gdy spadkobierca zmarłego również nie żyje (od daty zgonu spadkobiercy zależy sposób dalszego postępowania i wymogi dotyczące dokumentów),
2) numery ksiąg wieczystych nieruchomości, w których spadkodawca jest ujawniony jako właściciel lub współwłaściciel.

UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA:

1. odpis skrócony aktu małżeństwa – jeżeli umowa ma być zawarta po zawarciu związku małżeńskiego,
2. dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i data ważności, PESEL, adres zamieszkania);
3. w przypadku osób, które chcą zawrzeć umowę przed zawarciem związku małżeńskiego – tylko ww. dane osobowe.

PRZYDATNE INFORMACJE:

Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 r.; zaświadczenie z urzędu skarbowego przy nabyciu w drodze dziedziczenia jest wymagane zawsze.

Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia, wówczas zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, to przed udaniem się do urzędu skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym, gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z urzędu skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.

Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu lub budynku przed zawarciem aktu - umowy sprzedaży. Jeżeli tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal (budynek), a się nie wymeldowały. Jest to procedura trwająca ponad trzy miesiące. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych - jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.